אחד הכלים החשובים בבניית אסטרטגיה עסקית בכל חברה הוא תכנית העבודה השנתית.
תכנית העבודה מסייעת לממש את האסטרטגיה העסקית והארגונית, לייצר כיוון, להגדיר ולתעדף את מטרות הארגון לשנה הקרובה ולבצעה בפועל. תכנית העבודה חייבת לענות על הצרכים והאתגרים של הארגון העסקי.
התכנית השנתית היא תוכנית עסקית המעגנת בתוכה תכניות משנה של כל מחלקה ותחום: שיווק, מכירות, תפעול, ייצור, כספים, משאב אנושי, רווחה ועוד. במאמר זה נתמקד בדלק של הארגון, תכנית השיווק והמכירות.
לוחות הזמנים מחייבים מיקוד בתכנית העבודה עוד לפני סיום השנה האזרחית. כך, מרבית הארגונים והחברות מתחילים לבצע חשיבה כבר בסיום הרבעון השלישי של השנה/ תחילת הרבעון הרביעי (אוקטובר ואילך).
את התכנית יש לאשרר עוד לפני סיום השנה האזרחית (סוף חודש נובמבר- תחילת חודש דצמבר), וזאת בכדי להעניק למערך השיווק והמכירות זמן סביר להעביר ולהוריד את התכנית מטה ולהתארגן בהתאם לתחילת יישום ביצועה בתחילת חודש ינואר ואילך.
תכנון קדימה
הכול מתחיל בחשיבה ראשונית ובהקניית זמן מוקצב מראש לבניית תכנית העבודה.
השלב הראשון בבניית התכנית הוא בתכנון קדימה, חשיבה מקדימה תוך הפקת לקחים אחורה – חקר הצלחות וכישלונות. מה ניתן לשפר ולעשות אחרת על בסיס העבר (בדרך כלל גוזרים מהשנה האחרונה) ומה ניתן לשכפל ולדייק עוד יותר.
אסור לוותר על השלב הזה ויש לגבות אותו בנתונים עובדתיים, במטרה לאתר את גורמי ההצלחה.
תהליך התכנון מתחיל עם הגדרת האסטרטגיה והיעדים . תהליכי התכנון, מתווים את דרכי הפעולה להשגת מטרות ויעדים , ומגדילים את סיכויי ההצלחה להשגתם.
התכנון הוא שנתי אך מחולק לרבעונים וחודשים. ההתייחסות היא ל 12 חודשים, יחידות נפרדות. בשנים האחרונות שמנו לב שישנם ארגונים וחברות שמצליחים לפרוט את התכנית אפילו לרמת השבועות. אנחנו בעד,
כל עוד זה מנוהל ומבוקר הלכה למעשה ולא נשאר על הגאנט כהמלצה. זה מצליח בארגונים בהם מוט השליטה והניהול היא ברמה גבוהה.
הגדרת מטרות
הגדרת מטרות -בארגון מורכב עם מטרות ופעילויות מגוונות, מומלץ לבנות תכנית עבודה עבור כל מטרה שיווקית בפני עצמה – לדוגמא: תכנית לפעילויות לגיוס לקוחות חדשים, תכנית פעילות להשקת/קידום מוצרים חדשים, תכנית פעילות להגדלת נתח לקוח וכדו'. את תתי התוכניות יש לאחד לתוכנית אחת .
הגדרת יעדים
הגדרת יעדים הנגזרים מכל מטרה – יש להגדיר יעדים שנתיים כמותיים ומהם לפרוט יעדים ברמה רבעונית וברמה חודשית (יש ארגונים שפורטים גם לשבועות),
אם זה מספר מוצרים יש להתייחס הן כמקשה אחת לכלל המוצרים/שירותים והן לכל מוצר/שרות בנפרד. ניתן גם לפרוט את היעדים בהתאם לקבוצות או סגמנטים של לקוחות.
תקציב שיווק ויעדי מכירות
בכדי לייצר מכירות יש לייצר ביקושים וכאן נכנס השיווק. יש לקבוע אסטרטגיה שיווקית במסגרת יקבע גם תקציב השיווק בהתאם ליעדי המכירות- פירוק התקציב לערוצי שיווק, מדיות וספקים. מודלים של יחסי המרה אמורים לקבוע את התקציבי שיווק ולענות על ביקושים הללו ללא חוסר. גובה תקציב שיווק צריך להיות מושפע מהמקובל בענף. בענף תחרותי בעל השקעות גבוהות בפרסום ושיווק, החברה צריכה לקחת זאת בחשבון בהגדרת התקציב ותכנית העבודה השיווקית שלה.
יש להגדיר מראש תקציב פרסום ותקציב פרפורמנס (לידים), לכל אחד מטרה שונה.
לאחר שקבענו את תקציב השיווק והאמצעים השיווקיים יש לפרוט את המאמצים לידי מכירות בפועל: בבניית תכנית המכירות, אנו מתייחסים ל 3 פרמטרים העיקריים והשכיחים כגון :
כמות המכירות ביחידות, רמת ההכנסות וכמות הלקוחות החדשים. ל 3 הללו חשוב גם להוסיף יעדי משנה תומכים: הכנסה ממוצעת מלקוח, גידול בנתח לקוח, הגדלת סל קניה, תדירות קניה ועוד. כמובן שיש להגדיר סדרי עדיפויות לכלל היעדים ולהקצות בהתאם תקציבים ומשאבי ניהול.
הירשם עכשיו לניוזלטר המקצועי שלנו
לא לשכוח!
אם ניקח את הדברים צעד אחד קדימה, כפי שחלק מהארגונים העסקיים והחברות משכילים לעשות (לפחות בשנים האחרונות), הם מתייחסים לעוד מספר נושאים שעל פי רוב נשכחים ולא זוכים לאזכור בתכנית ונלקחים כמובנים מאליו ביום יום.
נושאים שאמורים לקבל את המקום שלהם תוך כדי תנועה אך מהר מאוד נעלמים בעבודה השוטפת :
- שימור לקוחות קיימים
- הנעה ושימור למערך המכירות
- ניהול המכירות
- פיתוח, הכשרה ואימון מערך המכירות
- תכנית שכר ותגמול מערך המכירות
לכל אחד מהסעיפים הללו יש להתייחס בכובד ראש ולייצר תכנית עבודה עצמאית ולהטמיע כחלק מתכנית המכירות השנתית.
במקביל, בעת בניית תכנית המכירות חשוב לקחת בחשבון את ההשלכות המכירות על גורמים וממשקים שונים בחברה והתארגנותם בהתאם – האם יש צורך להגדיל את מערך ההפצה או/ו השרות, מה לגבי שמור לקוחות, מה לגבי המוצר עצמו . יש לדאוג להתאים את המחיר, רמות ההנחה והמבצעים לתכנית, להגדיר כללים למתן ההנחות והמבצעים, לתחם בזמן, לתכנן מראש תקופות של מבצעי הנחות ולשלבן בתכנית העסקית.
לפיכך, את תכנית תקציב המכירות יש לתכנן בקפידה – את תקציב ההנחות, מערך התגמול והשכר של אנשי המכירות ותומכיו, עבודה על פי מדדי עלויות הרכשה שיווקיות, הרכשה מכירתית וכמובן קחת בחשבון עמידה ביחסי המרה של המשפך השיווקי.
ניהול משימות ותהליכי בקרה
יכולת ניהול משימות הכוללת תכנון לטווח קצר וארוך בהיבטים של פירוט המשימות וחיבורן לתקציב ייעודי, מאפשרות לבחון את הדרך להגשמת התוצאות, כלומר הפעולות והתפוקות של העובדים ומנהליהם.
ברמת פירוט המשימות הנדרשות לביצוע – לכל המשימות מוגדרים לוחות זמנים, משתתפים, משאבים וגורם מנהל, הנבחנים באמצעות הפעולות שאנו מבצעים – מדדי התפוקה.
אסור לשכוח כמובן לבצע בקרה על יישום התכנית, בכדי לוודא שהיא מיושמת בפועל ומייצרת תוצאות. תהליכי בקרה כוללים בקרת מדדים ויעדים, משימות, לוחות מזנים ובקרה תקציבית. תהליכים אלו מוגדרים מראש בתכנית, ובאים לידי ביטוי בנקודות ספציפיות על ציר הזמן, הם המודדים את מצב הפרויקט בשטחי הידע השונים ומאפשרים לתקן סטיות מהמתוכנן, בכדי להגיע אל התוצאה הרצויה. תהליכים אלה מאפשרים גם להתמודד עם שינויים בתוכנית ולהכיל אותם בתוכנית עבודה מעודכנת.
חשוב לזכור ולדעת, הניסיון שלנו עם חברות וארגונים מצביע כי התכניות הטובות ביותר הן התכניות הגמישות. תכנית עבודה עם תקציב נושם ודינמי לא פחות יעילה ומחייבת מתכנית סגורה מראש. גם התכנית עשויה להשתנות תוך כדי תנועה, חשוב לזכור- בסוף יש מטרות ויעדים שחייבים לממש…
לפני שרצים לבנות ולסגור תכניות עבודה אסור לשכוח לשתף את כלל הנוגעים בתכנית, וביחוד את מנהלי המחלקות/ תחומים (מכירות/מוקד/שטח/ שיווק/ דיגיטל…..) .
חוות דעתם המקצועית חשובה מאוד. הצלחת התכנית תלויה לא מעט ביכולת הרתימה והמחויבות של אלו שיובילו ביצוע התכנית בפועל.
